Googleサイトの導入方法と使い方を解説!情報共有の際の注意点も
公開日:
2022/12/29
更新日
2023/2/17
【監修】プライズ株式会社 代表取締役CEO 内田 孝輔
情報共有は業務の属人化を防いで業務効率と生産性を高める有効な手段です。しかし実際に情報共有を進めてみると、思うように情報共有が従業員に浸透せずに情報が滞ってしまう企業が増えています。組織での情報共有には、適したツールを導入する必要があるのです。
今回は社内ポータルとして活用可能なGoogleサイトを紹介します。Googleサイトを使えば、誰でも簡単に社内ポータルを作って情報を共有できます。
Googleサイトの基本的な使い方も画像付きで解説するため、ぜひ参考にしてください。
労働者人口の低下や働き方改革の推進の影響を受けて、大半の企業は業務を効率化させる必要に迫られています。情報共有は企業の業務効率化・生産性の向上に欠かせない取り組みです。
そもそも情報共有とは、文字通り組織内で情報を共有することであり、その取り組みにどのような手段を用いても構いません。ただし、従業員がコア業務を円滑に進めながら実施可能な取り組みでなければ、情報共有が社内に定着することはないでしょう。
そこで注目されているのがGoogleサイトを使った社内ポータルです。
Googleサイトを活用すればHTMLやCSSなどの言語の知識がなくても社内ポータルを構築でき、スムーズに情報共有を進められます。
GoogleサイトとはGoogleが提供しているホームページ作成ツールで、直感的な操作だけで情報共有のためのハイレベルなサイトが作れます。一般公開するWebサイトはもちろん社内ポータルや掲示板も作成可能で、用途に合わせて権限が設定できるのです。
権限設定次第では、社内ポータルとしての活用時でもチームメンバーのみの閲覧・社内と取引先企業のみの閲覧など幅広い使い道があるでしょう。個人利用であれば定められた容量までは無料で使用なことから、まず試しやすいツールだと言えます。
Googleサイトにはサイトを作りたいと考えている人が欲しいメニューがすでに用意されています。そのため用意されたメニューを選択して調整すれば簡単にサイトが作れるでしょう。さらにテンプレートやテーマを活用すれば、アレンジを加えるだけで希望通りのサイトが完成します。
Googleサイトの大きな特徴の一つとして、他のGoogleサービスとの連携が簡単に行えるという点があります。
連携可能なGoogleサービスは次のようなものです。
・Google ドキュメント
・Google スプレッドシート
・Google スライド
・Google フォーム
・Google カレンダー
・Google マップ
・Google Cloud Search
・YouTube
この機能を使えば、すでに存在するGoogleドキュメントやスプレッドシートを簡単に公開する・更新の度に自動反映することができ、常に最新の情報を発信可能です。
さらにトップページ以外のコンテンツの管理を担当部署に任せやすくなるでしょう。
Googleサイトは個人利用であれば15GBの容量まで無料で利用可能です。ただし、この15GBの容量制限はGoogleサイトのみではなくGoogleアカウント全体でカウントされることを知っておきましょう。Gmailはもちろん、Googleドキュメントやスプレッドシートが保存されるGoogleドライブの容量も全て合算された容量が15GB以下でなくてはいけません。
この容量を使い切ると、Gmailが送受信できなくなる・新しいデータが保存できなくなるなどの問題が生じ、放置すれば一定期間でデータが削除される可能性もあります。容量が不足した時には、個人向けの有料プランGoogle Oneの加入を検討しましょう。
一方、法人でGoogleサイトを使うためにはGoogle Workspaceへの加入が必要です。Google Workspaceは個人向けのGoogleサービスに比べて使用可能な容量が増えるだけでなく、ユーザーごとの管理設定が追加されており、さまざまなビジネスシーンで活用できます。
ここではGoogleサービスに用意されているプランを表にしました。この表では月額費用を表示していますが、年額での支払いも可能です。自分の用途に合わせて最適なプランを選択してください。
Google One:個人向け
Google Oneは無料のGoogleアカウントでは容量が不足した方が使う個人向けのプランです。他のユーザーとの共有機能や特別サポートも追加されます。プライベートはもちろん個人事業主としてGoogleサイトを使う場合は、Google Oneのプランが適しているでしょう。
| ベーシック | スタンダード | プレミアム |
月額 | 250円 | 380円 | 1,300円 |
特別サポート | ◯ | ◯ | ◯ |
ストレージ | 100GB | 200GB | 2TB |
共有メンバー | 5人 | 5人 | 5人 |
VPN | - | - | ◯ |
Google Workspace:法人向け
法人向けのGoogleサービスであるGoogle Workspaceには、ビジネスに必要な機能が多く搭載されています。プランによって1ユーザーが利用可能なストレージ数が変わるため、自社の従業員に必要なストレージを検討した上でプランを決めてください。
| Business Starter | Business Standard | Business Plus |
月額 | 680円 | 1,360円 | 2,040円 |
ビジネス用メール | ◯ | ◯ | ◯ |
ストレージ | 30GB | 2TB | 5TB |
セキュリティ | ◯ | ◯ | ◯ |
ビデオ会議 | 〜100人 | 〜150人 | 500人 |
※Enterpriseプランもあり
※14日間の無料試用期間あり
ここからは、実際にGoogleサイトを使ってシンプルな社内ポータルを作る方法を説明しましょう。まずはGoogleアカウントを作成し、ログインしてください。
Googleアカウントにログインした上で、Googleサイトを開きます。Googleサイトのトップページでは以下のような画像が開きます。
テンプレートを使う場合は、下図の赤枠内からテンプレートを選択してください。
「テンプレートギャラリー」を開くと、選択可能なテンプレートを確認できます。
今回は「空白」のページをクリックしてサイト作りを続けましょう。
空白のページが開きました。
初めてGoogleサイトを開く場合は上の画像のようなガイドが表示され、Googleサイトの使用方法について簡単な説明を受けられます。
不要であれば「このガイドをスキップ」ボタンで案内をスキップできます。
今回は、テーマを使ってより短時間でサイトを構築します。サイドバーから「テーマ」を選びましょう。
テーマ選択画面ではテーマのカラーを調整できます。自分の好きなカラーを選択してください。
今回はブルーのカラーを選択しました。少し画面全体のイメージが変わっています。
カーソルを合わせてサイト名やタイトルを入力します。フォント・文字サイズ・太字や装飾などの変更が可能です。
また、見出しの画像は自由に変更できます。自分が希望する画像を差し込んでも良いでしょう。
サイトに必要なコンテンツを挿入してサイトを作り上げていきます。まずサイドバーから「挿入」をクリックしてください。
テキストを入力する
テキストを入力するには、サイドメニューから「テキストボックス」を選びます。
表示されたメニューで文字サイズやフォントを指定します。
挿入後の文字は上画像の赤枠部分でスタイル変更やコピー可能です。同じ方法で画像やリンクも埋め込めます。
コンテンツブロックを挿入する
コンテンツブロックの機能を使えば、よりスムーズにコンテンツが作れます。コンテンツブロックにもいくつかの種類が用意されているため、イメージに合ったものを選んでください。
挿入したコンテンツブロックの「+」を押すと、画像挿入や文字が入力できます。
コンテンツブロック機能を使えば、コンテンツの配置やデザインに時間をかけずに済むでしょう。
今回は先ほど挿入したコンテンツブロックに、Googleドキュメントを連携させましょう。メニューから「ドライブ」を選択すると、サイドバーにGoogleドライブに保存されているデータが表示されます。
選択したデータは変更の都度更新されるため、常に最新の情報を配信できます。
ここでは最新情報をGoogleドキュメントで表示できるようにしました。
Googleドキュメントを更新するだけで情報が新しいものに変わるため、最新情報の更新にかかる手間を最小限に抑えられます。
次の画像のように、カレンダーや地図など他のGoogleサービスを挿入することもできます。
トップページが完成した後は、他のページを追加していきます。サイドメニューから「ページ」を選び、「+」でページを作成します。
新しいページの名称を決めてください。
今回はトップページから部署ごとのページを作っていきます。
トップページを作る方法と同じように、コンテンツを挿入していきましょう。同じ作業を繰り返せば各部署のページを追加できます。
Googleサイトで作ったサイトは簡単に編集者の追加・権限設定が可能です。画像の上部分にある人間のマークを押してください。
ユーザーやグループを設定すれば、すぐにサイトの管理を他のユーザーとサイトを共有可能です。
この機能を使えばサイト作成担当者はもちろん、サイト運用後の管理者も増やせます。
完成したサイトを公開するには「公開」ボタンをクリックします。公開時のURLを指定したい時には、赤枠内に入力します。同時に管理から公開範囲を指定することもできます。
公開設定をすればサイトが完成します。
Googleサイトを使えば、とても簡単なステップで社内ポータルを作成可能だと言えるでしょう。
Googleサイトを活用することで、企業は特別な知識がなくても簡単に社内ポータルやWebサイトが構築できます。しかし、Googleサイトには次のような注意点が存在する事実も知っておくべきでしょう。
Googleサイトは社内の周知事項や本部から店舗へのお知らせの共有など、一方向の情報共有には向きますが、双方で情報交換をしながらナレッジを蓄積していくといった使い方であったり、日報を作成するといった現場からの情報を集約するといった用途に向いた機能群にはなっていません。これらの用途を想定している場合は他のツールも試用してみた上で最適なものを選択する必要があるでしょう。
Googleサイトはサイト全体での閲覧制限が可能なものの、ページごとに制限をかけることができません。チームだけで特定のページを管理したい・個人的に利用するページを作りたいと考えている場合にはサイトを複数作成する必要があるでしょう。
社内ポータル自体が複数存在する状態では、情報共有が思うように進まなくなる可能性が考えられます。Googleドライブと連携させた上で、ドライブ内のデータごとに権限設定をつけることは可能ですが、一括操作ができないために混乱を招く恐れもあるでしょう。
GoogleサイトではHTMLやCSSの知識は使わずに、PowerPointのような感覚でサクサクとサイトを作れます。しかしデザインの自由度は低く、融通が効かないと感じる方もいるでしょう。複数のテーマが用意されているものの、基本的なデザインを大幅に変更することはできません。デザインにこだわりたいと考えている方は、Googleサイト以外のツール活用を検討するのがよいと思います。
Googleサイトで作るページにはさらにページを追加して複数の階層を作ることができますが、この階層は最大で5層までという制限が存在します。そのため階層の多いポータルサイトを作りたいと考えている場合は、階層が不足する可能性が高いのです。Googleサイトで社内ポータルを作成する前には、サイトマップを考えて必要な階層を把握しておいてください。
双方向の情報共有や社内のナレッジ共有のために情報共有ツールを探している場合、その目的に特化したツールを選択するのがよいでしょう。例えばクラウド情報共有ツールflouu(フロー)は組織内に情報を流通させるための機能が豊富にあり、ナレッジ共有や社内wikiといった双方向の情報共有に適しています。
14日間の無料トライアルも可能ですので、試してみて用途にマッチするか確認してみてください。
Googleサイトを使えば特別な知識がない状態でも簡単にWebサイトや社内ポータルが作れます。
社内の情報共有を進めるために役立ちますが、閲覧可能なブラウザに制限がある・デザインの自由度が低いなどのデメリットが存在することを知っておきましょう。
特にページごとの閲覧権限設定ができないという点は、情報共有の妨げになる可能性があります。
情報共有でも文字通り社内にある情報を従業員間で共有する必要があるものの、限られたメンバーのみが管理するべき情報も存在するためです。
この記事を参考に、自社に最適な情報共有の方法について考えてみてください。
【監修】プライズ株式会社 代表取締役CEO 内田 孝輔
2004年早稲田大学政治経済学部卒業後、アクセンチュア経営コンサルティング本部等にて多数の戦略・業務改革コンサルティング業務に従事。 その後、カカクコム食べログ本部等3社にて新規事業の立ち上げおよび事業経営に従事した後、株式会社iettyにて取締役COOとして業務改革、オペレーション組織立ち上げを中心とした幅広い企業経営に携わる。 登壇・専門誌への記事の寄稿多数。 営業から経理まで幅広い領域における業務変革をコンサルタント・事業経営者としてリードした経験を有する業務変革のプロフェッショナル。
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